Slutt med praksis – hva skjer med pasientjournalene?

Når en psykolog legger ned sin privatpraksis eller dør, anbefaler Psykologforeningenå ta kontakt med Fylkesmannen for avklaring av hvor journalarkivet skal oppbevares videre. Bestemmelsene om journaler knyttet til opphør av virksomhet er regulert i pasientjournalforskriften og arkivloven(1).

Last ned artikkelen Slutt med praksis - hva skjer med pasientjournalene? som pdf-fil.

Når en privatpraksis blir lagt ned, kan Fylkesmannen beslutte at journalarkivet skal oppbevares av en helseinstitusjon frem til de eventuelt kan destrueres. Journalarkivet kan bli overført til en annen psykolog, for eksempel hvis en annen psykolog overtar praksisen. Om det er praktisk mulig, skal pasientene orienteres om opphør og overdragelse av den private praksisen. Pasientene kan dermed motsette seg overføring av journalen til den andre psykologen (2). Pasienten skal også opplyses om at han kan kreve at journalen blir overført til et annet helsepersonell. Mange privatpraktiserende psykologer har inngått en skriftlig kollega-avtale som skal sikre en forsvarlig håndtering av både journalarkiv og informasjon til pasienter, dersom psykologen selv ikke kan gjøre dette p.g.a. sykdom eller død. Informasjon til pasienter om dette kan fremgå av informasjonsbrosjyrer. Det vil ofte være vanskelig å få orientert pasienter om slike opphør og overdragelser i ettertid.

Journaler fra private praksiser skal som hovedregel slettes når det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å være bruk for dem(3). Praksis er at psykologen kan vurdere å tilintetgjøre/slette de journaler som er mer enn 10 år gamle etter siste innføring i journalen. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Selv en så gammel journal skal ikke slettes dersom det med rimelighet kan antas at det senere vil bli bruk for den. For eksempel kan erstatningssøksmål mot psykologen bli forsøkt reist også senere enn 10 år etter siste kontakt.

Offentlig virksomhet

For journaler i offentlige virksomheter, som for eksempel helseforetakenes journaler, skal også de oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Her gjelder arkivlovens bestemmelser om bevaring og kassasjon og sletting. Hovedregelen er derfor at disse journalene ikke kan slettes..

Ved dødsfall eller alvorlig sykdom

Ved dødsfall eller akutt alvorlig sykdom som gjør psykologen ute av stand til å avvikle sin private praksis, må pårørende eller dødsboet/skifteretten sørge for at journalene blir forsvarlig håndtert. Journalene skal leveres til Fylkesmannen for oppbevaring, men kan alternativt overføres til en annen virksomhet eller gis til offentlig arkivdepot eller deponeres hos annen oppbevaringsinstitusjon. Når Fylkesmannen har ansvaret for videre oppbevaring, vil de notere hvor arkivet oppbevares, slik at pasienter kan få innsyn i journalen også etter privatpraksisen er lagt ned. Fylkesmannen vil vanligvis tilintetgjøre journalene etter at de har vært oppbevart hos Fylkesmannen i 10 år.

Litteraturliste

Rundskriv I-20/2001 og merknad til forskrift om pasientjournal

  1. Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) av 2.7.1999 nr. 64 § 40 og forskrift om pasientjournal 21. desember 2000 nr 1385 §§ 14 og 15 og lov om arkiver (arkivlova) 4.12.1992 nr 126
  2. Pasientjournalforskriften § 15
  3. Pasientjournalen § 14. Journaler i private praksiser kan vurderes slettet med mindre det finnes bestemmelse i særlover som krever oppbevaring. Eksempler på dette er arkivloven kapittel III om verneverdige arkiver

Eksempel på kollega-avtale

Kollega-avtale er inngått mellom psykolog ….. og psykolog ………

  1. Formål med avtalen: Ivareta forsvarlig håndtering av/informasjon til pasienter under behandling og forsvarlig håndtering av pasientjournalene dersom behandlende psykolog er forhindret fra selv å avvikle privatpraksis.
  2. Undertegnede parter gir herved hverandre gjensidig tilgang til pasientarkiver i egen privatpraksis ved sykdom og død. Partene er gjensidig orientert om hvordan få tilgang til journalarkivet, nøkkel til arkivskap og kontor, koder til elektronisk arkiv, og lignende.
  3. En forsvarlig avvikling innebærer at alle pasienter som er under behandling blir kontaktet for en orientering så snart det ut fra praktiske forhold er mulig. Det må unngås at pasienter blir orientert om behandlers sykdom/dødsfall ved oppslag. Den ansvarlige psykolog bestemmer hvordan dette skal skje ut fra prinsippet om at tjenesten skal være faglig forsvarlig . Orienteringen til pasientene må inneholde opplysninger om at praksisen avvikles (eventuelt at det vil komme vikar i praksisen/eller at den blir overført til annen virksomhet). Dessuten mulighet for å få kontakt med andre behandlere (må baseres på avtale om dette med de aktuelle behandlere/poliklinikker), og informasjon om hvor pasientens journal vil bli oppbevart videre.
  4. Når praksis er avviklet på forsvarlig måte, skal journalarkivet overleveres Fylkesmannen.
  5. Det lages en kort rapport om hvilke tiltak som er iverksatt. Rapporten sendes Fylkesmannen, Regionalt helseforetak (dersom psykologen har avtale om driftstilskudd), psykologens etterlatte, Psykologforeningen sentralt og lokalt, Interessegruppen for Selvstendig praktiserende psykologer (ISP).

Så langt det er mulig bør en bevirke at pasientene gis tilbud om ny behandler. Normalt bør pasienter i en slik situasjon prioriteres høyt. Dersom psykologen har avtale om driftstilskudd, skal avviklingen av praksisen skje i samforstand med det regionale helseforetaket (RHF). Det bør søkes økonomisk dekning fra RHF.

Sted og dato

Psykolog ….. Psykolog…..

Emneord: journal

Developed by Aplia and ABC Data - Powered by eZ Publish - Om informasjonskapsler

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer om informasjonskapsler her. Ikke vis denne meldingen igjen.