I Helsetilsynets rapport Mye å forbedre – vilje til å gjøre det  som ble publisert i begynnelsen av mars, dokumenteres en rekke eksempler på praksis som ikke var i tråd med regelverket. Rapporten bygger på systemrevisjoner med tilsynsrunder hos noen, og egenvurderinger hos alle landets poliklinikker for barn- og unge i 2013-14. I rapporten konkluderer Statens helsetilsyn med regelbrudd ved 20 av 23 klinikker, blant annet

• Fristbrudd
• Sviktende rutiner ved utredning og diagnostisering
• Svak oppfølging fra ledelsen

Overfor VG var direktør i Statens helsetilsyn Jan Fredrik Andresen tydelig på at det er behov for mer systematisk styring og tydeligere ledelse ved institusjonene: «I mange av poliklinikkene var det for mye opp til den enkelte behandler å vurdere hvordan arbeidet skulle gjennomføres og med hvilken fremdrift», uttalte han til avisen 4. mars 

Psykologforeningen.no spurte tre ledere ved poliklinikker på ulike kanter av landet hvorfor avvik oppstår og hva institusjonene gjør for at det ikke skal skje igjen. 

Ole Øystein Kildebo, seksjonsleder BUP Porsgrunn:

Vi velger å si at vi var heldige som ble plukket ut som den eneste av de fire BUP´ene i Telemark da vi fikk besøk av Fylkesmannen i tilsynsrunden.

Ole Øystein Kildebo

Vi fikk avvik for i noen tilfeller å ha overgått 10-dagers fristen for vurdering av henvisninger. Vi manglet dessuten god dokumentasjon i journal for forsvarlig framdrift i behandlingsforløpet, og systematikk i utredningsløpene. Avvikene har vi tatt tak i på avdelingsnivå, og de er nå lukket. Det vil si at de ikke lenger står oppført som avvik. For å spare tid, innhenter vi nå manglende informasjon til henvisningene på telefon. Vi har utarbeidet både en mer matnyttig mal for førstegangssamtale og bedre maler for utrednings- og behandlingsplaner. Dessuten har vi et godt samarbeid med Porsgrunn kommune om alltid å gi et tilbud, dersom pasienten allikevel har et behov, men ikke rett til nødvendig helsehjelp i spesialisthelsetjenesten etter henvisning til oss. Slik unngår barn- og unge med behov for helsehjelp å havne i ingenmannsland i kommunen.  

Tilsynet har altså stimulert til utbedringer, og ved neste korsvei må vi forvente at vi har rutinene på stell. Du kan si at vi fikk et velrettet spark bak. 

Jeg vil ikke underslå at rutiner og standardiserte prosedyrer blant mange yrkesgrupper kan oppleves å stå i motsetning til faglig autonomi. Det føles ikke nødvendigvis naturlig å spørre en tiåring som er henvist for konsentrasjonsvansker, om han/hun ruser seg eller har tenkt å begå selvmord. Hvor mye tid skal en behandler bruke på journalføring; tid som isteden kunne ha vært brukt på pasienten, har også vært et tema hos oss. En løsning på dette er hvordan kontorpersonalet kan brukes til å avlaste behandlerne slik at fagutøverne kan bruke mest mulig tid til pasientbehandling. God sekretærstøtte er helt essensielt for effektiv tidsbruk, mener vi. 

Det er en viktig oppgave for meg som leder å bidra til at de ansatte får et eiendomsforhold til rutinene helsemyndighetene har pålagt oss å jobbe etter. Å skape begeistring i alle faggrupper, både blant helsepersonell og kontoransatte for fellesmålet om at pasienten skal stå i sentrum for virksomheten er også en viktig lederoppgave. 

Les intervju med Helsetilsynets direktør, Jan Fredrik Andresen:  Vil trygge tjenestene med styring og standardisering

Manuela Strauss, avdelingssjef Poliklinikkene i Ålesund (BUP), Kristiansund, Molde og Volda:

Det er en utfordring at fagfolk kan oppleve at interne kontrollsystemer ikke gir nødvendig spillerom for kompleksiteten i pasientenes liv. En veldig strikt medisinsk tilnærming vil ikke alltid være anvendelig i møte med psykiske lidelser. Det kan være vanskelig å standardisere behandlingen av komplekse tilstander som for eksempel depresjon i barnealder.

Manuela Strauss

Når det er sagt har vi helt klart en del å gå på når det gjelder å etablere gode standarder i Helse Møre & Romsdal. Vi har som ledere vi en viktig oppgave i å få de ansatte til å eie behovet for gode rutiner til beste for pasienten.

Under det aktuelle tilsynet fikk vi påpakning blant for fristbrudd og at det ikke ble satt diagnose raskt nok etter at utredningen var avsluttet. Tilsynet avdekket mangler når det gjaldt systematisk styring og samkjørt ledelse. Noe av årsaken kan være at avdelingen er relativt ny og sammensatt av seksjoner fra to forskjellige helseforetak som ikke gikk helt i takt. Likefullt: Dette har vi måttet forholde oss til. Vi har satt i gang et omfattende arbeid for å bli bedre; blant annet utarbeidet rutiner for systematisk internkontroll for å sikre at standardene blir fulgt og pasienter får lovpålagt utrednings- og behandlingstiltak.

Samlet sett vurderer vi at tiltakene allerede har hatt effekt og vi forventer å kunne ta ut gevinster fortløpende. Derfor har tilsynet vært viktig både for oss og de pasientene som skal nyte godt av våre tjenester.

Anne Stine Meltzer, seksjonssjef BUP Follo og styreleder i Norsk forening for barn og unges psykiske helse:

Når dårlige rutiner får etablere seg og i siste instans fører til regelbrudd, vil det som oftest være fordi lederen ikke har gjort godt nok arbeid for å synliggjøre verdiene som ligger i kravene og rutinene, slik at de gir mening for de ansatte.  

Anne Stine Meltzer

Mye av kvalitetssikringsarbeidet i psykisk helsevern handler om å ”oversette” hvorfor gode rutiner og retningslinjer er nødvendig for å kunne sette pasienten i sentrum. Dette oversettelsesarbeidet er noe av det viktigste en leder kan gjøre. Å forstå formålet med rutiner og standarder er en forutsetning for å få dem under huden og ta dem i bruk.

Å etablere gode rutiner i psykisk helsevern for barn og unge er et kontinuerlig utviklingsarbeid. Tilsynene er en motor i dette arbeidet, derfor hilser vi tilsynene velkommen. Vi ønsker å gjøre det vi skal gjøre helt riktig, og rutiner er et hjelpemiddel for å få til god kvalitet. Derfor er vi glad for at det nå utarbeides Nasjonale retningslinjer for BUP-feltet, slik man har i Sverige. Tilsynet har også understreket målene vi har i BUP om å få til et enda bedre pasientsamarbeid gjennom behandlingsforløpene, både med pasientene selv og med alle våre samarbeidspartnere.

Å få med de kontoransatte er helt essensielt. De har en viktig rolle å spille for gjøre fagpersonalet så effektive i pasientarbeidet som mulig. Når vi arrangerer fagdager i regi av Norsk forening for barn og unges psykiske helse, er nettverkspleie og ideutveksling /erfaringsdeling mellom de ulike yrkesgruppene som jobber i psykisk helsevern for barn og unge, en viktig aktivitet. Slik kan vi gjøre hverandre bedre, sier hun.